六、 軟件項(xiàng)目外包采購(gòu)管理過(guò)程
為了保證軟件外包采購(gòu)項(xiàng)目的順利進(jìn)行，本文作者在上訴理論體系和“雙贏”采購(gòu)策略的基礎(chǔ)上，提出和細(xì)化了軟件項(xiàng)目外包采購(gòu)的總體框架和具體操作內(nèi)容，旨在為軟件項(xiàng)目外包采購(gòu)管理人員提供具體的可操作過(guò)程。
對(duì)于本采購(gòu)過(guò)程，如果業(yè)主方由于行業(yè)、人員等原因，沒(méi)有健全的監(jiān)控部門(mén)，可以聘請(qǐng)具有軟件監(jiān)理職責(zé)的公司，或者總承包給具有一定軟件工程監(jiān)控能力的公司。這時(shí)的總承包公司角色相當(dāng)于本文提到的采購(gòu)部。
軟件項(xiàng)目的整個(gè)外包采購(gòu)過(guò)程可以分為十個(gè)工作階段，包括總體項(xiàng)目需求分析和設(shè)計(jì)、子項(xiàng)目的需求分析、廠商選擇、分承制商開(kāi)發(fā)、業(yè)主階段評(píng)估、交驗(yàn)測(cè)試、安裝、培訓(xùn)、維護(hù)，后評(píng)價(jià)。
在開(kāi)始外包采購(gòu)之前，首先業(yè)主要完成項(xiàng)目的總體需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)和承包項(xiàng)目的需求說(shuō)明書(shū)。一般承包項(xiàng)目的需求分用戶需求和分配需求。對(duì)于分承包商來(lái)說(shuō)，業(yè)主對(duì)軟件項(xiàng)目所提出的需求通稱 “用戶需求”。對(duì)于業(yè)主來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)總體分配給軟件的系統(tǒng)需求通稱 “分配需求”。如何作好子項(xiàng)目的需求分析和管理，請(qǐng)參閱《軟件需求》，詳見(jiàn)參考文獻(xiàn)5。
然后業(yè)主把需求說(shuō)明書(shū)交給采購(gòu)組組織采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)收到需求說(shuō)明書(shū)后，再補(bǔ)充質(zhì)詢調(diào)查表、報(bào)價(jià)指南、綜合條款及條件等文件，組成采購(gòu)質(zhì)詢技術(shù)文件發(fā)往廠商進(jìn)行質(zhì)詢。采購(gòu)部門(mén)在廠商質(zhì)詢的基礎(chǔ)上，準(zhǔn)備了廠商選擇和投標(biāo)估價(jià)等技術(shù)文件后，向業(yè)主送審，提請(qǐng)業(yè)主批準(zhǔn)和確認(rèn)所選廠商。在廠商選擇和投標(biāo)估價(jià)這兩個(gè)文件中，采購(gòu)部根據(jù)擬采購(gòu)的軟件對(duì)被質(zhì)詢的至少三家以上的供應(yīng)廠商，技術(shù)開(kāi)發(fā)成熟能力、資源（包括以有的產(chǎn)品、硬件、軟件、信息和已經(jīng)過(guò)的培訓(xùn)）、資格和信譽(yù)、過(guò)去的合作關(guān)系、價(jià)格、提供的售后服務(wù)（包括培訓(xùn)和維護(hù)）、分承制方組織配置結(jié)構(gòu)、與質(zhì)詢要求的差異等方面，經(jīng)過(guò)經(jīng)濟(jì)技術(shù)和商業(yè)戰(zhàn)略角度出發(fā)進(jìn)行全面評(píng)估，經(jīng)過(guò)其他各部門(mén)（例如系統(tǒng)工程組、軟件工程組、質(zhì)保組、財(cái)務(wù)組）審核后，列出供應(yīng)廠商的優(yōu)劣次序，擇其優(yōu)者為該項(xiàng)目的供應(yīng)廠商。采購(gòu)部一般以月為單位向業(yè)主通報(bào)軟件采購(gòu)情況。一般以招投標(biāo)方式或內(nèi)部評(píng)審的方式來(lái)確定分承制商。
分承制商在接到采購(gòu)部的定貨以后，可以進(jìn)行工作說(shuō)明書(shū)、用戶需求說(shuō)明書(shū)、軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、軟件開(kāi)發(fā)詳細(xì)計(jì)劃和成本概預(yù)算、測(cè)試計(jì)劃、質(zhì)量控制方法、風(fēng)險(xiǎn)控制、擬采用的軟件工程標(biāo)準(zhǔn)和軟件生命周期等文檔的制作。然后分承制商把有關(guān)的技術(shù)資料文件通過(guò)業(yè)主的采購(gòu)部送給業(yè)主進(jìn)行校核和批準(zhǔn)，然后才能開(kāi)始開(kāi)發(fā)。
業(yè)主在接到分承制商的上述材料后，組織系統(tǒng)工程部、軟件工程部、質(zhì)保部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、法律部上述材料中的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目視圖和需求范圍、使用或需要購(gòu)買的軟硬件、進(jìn)度計(jì)劃和成本、測(cè)試計(jì)劃與案例、使用的技術(shù)和工程標(biāo)準(zhǔn)、人員配置等進(jìn)行評(píng)審，并出具評(píng)審文件和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制建議書(shū)。并由采購(gòu)部制定采購(gòu)項(xiàng)目監(jiān)督評(píng)估計(jì)劃書(shū)。合格后，由采購(gòu)部、質(zhì)保部及法律人員與分承制商簽署詳細(xì)的軟件采購(gòu)子合同。如需要對(duì)軟件項(xiàng)目投保，以此來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)，需要和分承制商協(xié)商后，納入合同文件。
分承制商在簽署合同后可以進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)。業(yè)主應(yīng)該委派采購(gòu)部監(jiān)督分承制商的工作。采購(gòu)部應(yīng)該有計(jì)劃的組織質(zhì)保部、軟件工程部的項(xiàng)目計(jì)劃管理人員和配置管理人員，定期對(duì)分承制商的開(kāi)發(fā)活動(dòng)進(jìn)度、質(zhì)量、成本等進(jìn)行評(píng)估，并形成評(píng)估建議書(shū)。送審業(yè)主方的系統(tǒng)工程部、項(xiàng)目管理人員、分承制商的此項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。分承制方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對(duì)評(píng)估建議書(shū)的建議進(jìn)行書(shū)面回復(fù)，并確保實(shí)施。
分承制方對(duì)所有需要采購(gòu)的資源（軟件、硬件、人力資源等）負(fù)責(zé)進(jìn)行檢驗(yàn)；采購(gòu)部有權(quán)在任何時(shí)候?qū)Ψ殖兄粕趟少?gòu)的資源進(jìn)行驗(yàn)證，使之符合所采用的規(guī)格說(shuō)明書(shū)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和其他技術(shù)文件所規(guī)定的要求，確保分承制商專款專用，建立開(kāi)發(fā)環(huán)境。在這個(gè)階段之前，采購(gòu)部門(mén)和分承制商首先要確定由分承制商提供的驗(yàn)證建議書(shū)，并作好準(zhǔn)備工作，提交檢驗(yàn)用的技術(shù)文件，包括廠商說(shuō)明書(shū)、設(shè)備性能數(shù)據(jù)表、配制清單、試驗(yàn)程序、檢驗(yàn)技術(shù)要求。在檢驗(yàn)的物質(zhì)條件和技術(shù)條件均已準(zhǔn)備妥善后，分承包商可以向采購(gòu)部并通過(guò)采購(gòu)部向業(yè)主提出書(shū)面檢驗(yàn)申請(qǐng)。一般分承包商可以提前三周通知采購(gòu)部，由采購(gòu)部提前兩周以書(shū)面形式向業(yè)主提出檢驗(yàn)申請(qǐng)，由業(yè)主召集系統(tǒng)工程部、軟件工程部、質(zhì)保部組成驗(yàn)證組，在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)檢驗(yàn)。通過(guò)檢驗(yàn)后，分承包商進(jìn)入項(xiàng)目開(kāi)發(fā)階段；業(yè)主進(jìn)入監(jiān)控和評(píng)估階段。對(duì)于重大關(guān)鍵項(xiàng)目，業(yè)主可以派遣項(xiàng)目監(jiān)督員短期或長(zhǎng)期進(jìn)駐分承包商單位。
由于作為外部單位，業(yè)主不便時(shí)刻監(jiān)督項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)過(guò)程。雖然理論上需要把分承制商看作是自己的一個(gè)項(xiàng)目部門(mén)來(lái)對(duì)待，納入自己的進(jìn)度控制和質(zhì)量控制體系，但是客觀上由于分承制商與業(yè)主距離較遠(yuǎn)，人員不熟悉，各自有自己的企業(yè)文化和管理體制，雙方之間的信息溝通不暢，業(yè)主難以實(shí)時(shí)監(jiān)督分承制商的開(kāi)發(fā)進(jìn)程和質(zhì)量。好的辦法是在分承制商的軟件項(xiàng)目的各個(gè)里程碑處和分承制商一起進(jìn)行檢查和評(píng)估。軟件項(xiàng)目一般可以劃分成若干個(gè)里程碑（3-5個(gè)為益），分承制商需要提前一周通知采購(gòu)部組織相關(guān)人員來(lái)評(píng)估。軟件項(xiàng)目的里程碑一般指產(chǎn)品設(shè)計(jì)趨于穩(wěn)定，中間產(chǎn)品定義趨于明晰，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)組真正了解項(xiàng)目實(shí)際的關(guān)鍵技術(shù)難度和可行的進(jìn)度計(jì)劃，開(kāi)發(fā)活動(dòng)停止，產(chǎn)品進(jìn)入除錯(cuò)和穩(wěn)定、隨時(shí)可以發(fā)布的階段，或當(dāng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)被刪減、資源增加、進(jìn)度延誤的時(shí)候。在評(píng)估軟件質(zhì)量、進(jìn)度和功能的同時(shí)，還要評(píng)估分承制商的人員工作負(fù)荷程度、風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用和資源消耗情況，并形成文檔。由采購(gòu)部送審系統(tǒng)工程部、軟件工程部、項(xiàng)目管理部和分承制商的此項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。
當(dāng)產(chǎn)品進(jìn)入交驗(yàn)測(cè)試的時(shí)候，分承制商需要提前三周通知采購(gòu)部，采購(gòu)部于前兩周通知業(yè)主作好交驗(yàn)的組織評(píng)估準(zhǔn)備工作。這時(shí)業(yè)主組織系統(tǒng)工程部、軟件工程部、測(cè)試部、質(zhì)保部和采購(gòu)部，根據(jù)分承制商和業(yè)主在分承制商開(kāi)發(fā)階段預(yù)先共同定義、評(píng)審并批準(zhǔn)的測(cè)試計(jì)劃和驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收測(cè)試，對(duì)需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)中的各項(xiàng)逐個(gè)詳細(xì)的測(cè)試。后以書(shū)面的形式給出對(duì)整個(gè)軟件項(xiàng)目的測(cè)試評(píng)估報(bào)告。并對(duì)未通過(guò)驗(yàn)收測(cè)試的軟件產(chǎn)品指定相應(yīng)的補(bǔ)救措施和計(jì)劃。分承制商交付給業(yè)主方的軟件產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)包括：源代碼、軟件開(kāi)發(fā)計(jì)劃、仿真環(huán)境、軟件需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、設(shè)計(jì)文檔、軟件測(cè)試計(jì)劃、軟件測(cè)試說(shuō)明、驗(yàn)收測(cè)試計(jì)劃、軟件使用手冊(cè)、軟件安裝手冊(cè)、軟件維護(hù)手冊(cè)。必要的話，還包括相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃。
軟件采購(gòu)的一個(gè)重要階段是交貨，也是目前經(jīng)常忽略的階段。當(dāng)所采購(gòu)的軟件產(chǎn)品以及硬件運(yùn)行環(huán)境在規(guī)定的時(shí)間到達(dá)采購(gòu)部時(shí)候，采購(gòu)部要以書(shū)面的形式通知業(yè)主交貨。業(yè)主對(duì)所交的整個(gè)軟件產(chǎn)品清單進(jìn)行驗(yàn)收，并事先通知采購(gòu)部拆箱日期，要采購(gòu)部和分承包商的代表按時(shí)到場(chǎng)。業(yè)主要在接到采購(gòu)部交貨通知后一個(gè)月內(nèi)，對(duì)所檢查驗(yàn)收的整個(gè)軟件產(chǎn)品（包括相關(guān)的軟件、硬件及其附屬產(chǎn)品、文檔、技術(shù)資料等子合同中規(guī)定的產(chǎn)品）出具一份交貨證明，如果這些提交的軟件產(chǎn)品沒(méi)有受到損壞并與裝箱清單相一致，并在業(yè)主方環(huán)境運(yùn)行良好；否則出具一份書(shū)面通知，說(shuō)明在某個(gè)方面此產(chǎn)品損壞或與裝箱單不符，或在業(yè)主方提供的環(huán)境運(yùn)行不良。此通知或證明應(yīng)由采購(gòu)部和分承制商代表簽署。如果在簽合同的時(shí)候，規(guī)定分承制商負(fù)責(zé)安裝和調(diào)試，則相應(yīng)的過(guò)程省略。
后業(yè)主方由采購(gòu)部把所有的文檔歸類封存，以備后續(xù)類似項(xiàng)目采購(gòu)的參考查詢。同時(shí)采購(gòu)部在兩個(gè)月之內(nèi)以書(shū)面形式，對(duì)分承制商的技術(shù)開(kāi)發(fā)成熟能力、資源（包括以有的產(chǎn)品、硬件、軟件、人力資源和已經(jīng)過(guò)的培訓(xùn)）、信譽(yù)、分承制方組織配置結(jié)構(gòu)，管理能力和企業(yè)文化提交后評(píng)價(jià)報(bào)告，作為建立客戶關(guān)系管理（CRM）的依據(jù)。對(duì)于此次采購(gòu)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，包括進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、成本控制、客戶關(guān)系控制、流程控制、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面，采購(gòu)部以文檔的形式在組內(nèi)討論并保存。
七、 結(jié)束語(yǔ)：
作為大型工程項(xiàng)目中的軟件子項(xiàng)目或者部分功能模塊的采購(gòu)（外包），由于軟件開(kāi)發(fā)的固有特性（風(fēng)險(xiǎn)大，柔性強(qiáng)，人為因素突出，結(jié)果不宜測(cè)量等），使軟件項(xiàng)目的外包采購(gòu)管理變得十分復(fù)雜。如何控制分承制商的開(kāi)發(fā)進(jìn)度和質(zhì)量等關(guān)鍵因素，需要在實(shí)踐中不斷探索，并針對(duì)具體公司和項(xiàng)目對(duì)采購(gòu)過(guò)程有所裁剪。
