如何提升中小項目型軟件企業(yè)的項目管理能力？
如上文所述，我國中小軟件企業(yè)多數(shù)是處于項目管理的第二個階段，亟待向第三個階段邁進，這個過程需要加強項目管理的標準化和規(guī)范化管理，建立公司層面的整體監(jiān)管體系，不但要使項目可視，更要可控。這要建立公司級項目管理體系，并且需要分步驟逐步改善項目管理能力，終還得將責任落實到組織和責任人，確定相應(yīng)的核算和考核關(guān)系，并通過項目管理軟件，提升綜合管理能力。
1) 四步法改善項目管理能力
從項目管理的第二個階段向第三個階段邁進不是一朝一夕能完成的，流程和標準也不是制定了馬上能夠?qū)嵤┖凸袒�，需要一步一步的來提升項目管理能力�?br /> 目前我國中小企業(yè)項目管理多數(shù)處于一團迷霧的狀態(tài)，是公司并不清楚項目執(zhí)行的情況，項目做的如何只有項目經(jīng)理知道，這是目前的現(xiàn)狀。
要讓項目過程可視，即公司能了解項目的進展，第一步需要管好“頭”和“尾”，即要做到“掐頭”和“去尾”。“掐頭”是要規(guī)范項目審批流程，明確立項的條件和要求，并建立項目在進度、成本和質(zhì)量方面要達到的目標和評價標準。“去尾”是要完善項目的結(jié)項審批工作，對項目的結(jié)果進行驗證和評估，審查項目是否達到了預(yù)期的目標。這個工作能使得一團迷霧的狀態(tài)得到一定程度的改善，至少項目經(jīng)理明確了要達到的標準，而且這個標準不僅僅是利潤標準。
第二步要實施狀態(tài)監(jiān)控。即將項目劃分為幾個階段，建立幾個關(guān)鍵控制點，對每個階段進行審查和評估。這個時候需要成立一個項目管理團隊，按照統(tǒng)一的規(guī)范和要求去收集資料、分析偏差和評估關(guān)鍵點的完成情況。一般情況下，需要項目組按照標準模板定期提供項目匯報，便于評估項目的進展情況。這基本上能達到項目可視化的目標。
第三步需要實施過程監(jiān)控。“項目的可視化”并不能改善項目的成功率，可視化僅僅是能夠讓公司的管理層看到項目的問題，只有及早采取行動才能夠提高項目的成功率。根據(jù)系統(tǒng)工程和質(zhì)量管理的理論和實踐，要改善終的結(jié)果，需要改進“生產(chǎn)流程”，并且需要為每一步驟制定實施的標準。在這個階段需要引入了“過程審計”這個工作，目標是保證每個項目在主要環(huán)節(jié)都能夠按照企業(yè)的標準方法來進行。這個階段是難度大的階段，也是任何一個組織管理成熟的關(guān)鍵階段。
第四步是加強管理職能。前面的手段得到建設(shè)后，可以獲得項目運行的準確和有效的數(shù)據(jù)。公司層面的項目管理者需要分析項目偏差、質(zhì)量問題和項目風險，用統(tǒng)一的指標去衡量目前正在運行的項目。項目管理的目標是要不斷縮小項目執(zhí)行的偏差，不斷提高項目的質(zhì)量和成功率。
當完成以上四個步驟以后，項目不再是不可控、不可預(yù)測的了，通過長期的積累，分類別地積累項目的成功經(jīng)驗，這樣能夠在項目實施前預(yù)測項目的成本和風險，項目預(yù)算和計劃也不再是不可執(zhí)行的猜測。由此，項目預(yù)算和計劃可以作為一種項目管理手段對項目的執(zhí)行進行把控。
2) 明確核算關(guān)系，加強人員考核和激勵
項目管理規(guī)范制定了，還需要將責任落實到人和組織。通常項目的執(zhí)行者都是項目團隊或者負責項目的某一個部門。那么項目的責任部門需要對項目的收入和利潤負責；項目經(jīng)理需要對項目的整體質(zhì)量負責，主要考核項目偏差和客戶滿意度；項目成員主要考核的是任務(wù)的完成情況。
配合考核體系需要建立一套激勵體系，這里講的激勵主要指物質(zhì)激勵。對項目責任部門的激勵通常是按照項目執(zhí)行的情況和利潤率來考核，提取一部分利潤進行獎勵。對于項目經(jīng)理和項目成員，激勵的方式主要是浮動工資和項目獎金。浮動工資考核的是個人績效，項目獎金考核的是團隊績效。
3) 應(yīng)用項目管理軟件，提升項目管理效率
對于項目型企業(yè)，僅僅關(guān)注項目管理系統(tǒng)建設(shè)，還是無法獲得綜合能力的提升。因為單一的項目管理系統(tǒng)不能解決包括客戶、流程、項目、財務(wù)、文檔、員工、合同等所有的問題，因此需要借助一定的管理工具實現(xiàn)整體協(xié)同效應(yīng)，提高項目管理的效率。通常情況下，企業(yè)需要借助項目管理軟件來實現(xiàn)這一功能。
項目管理軟件可以通過建立門戶管理、項目管理、流程管理、知識文檔管理、客戶管理、財務(wù)管理、人力資源管理、配置管理、權(quán)限管理等模塊，實現(xiàn)計劃管理、目標管理、文檔管理、資源管理、客戶管理、合同管理、營銷管理、財務(wù)管理、問題管理等功能，終通過簡單的門戶界面實現(xiàn)遠程協(xié)同管理。目前市面上的項目管理軟件有很多，比如Project Scheduler、MS Project、VELCRO等。
通過建立公司級項目管理體系，確立考核和激勵關(guān)系，并利用項目管理軟件提升企業(yè)綜合項目管理能力，可使得中小軟件企業(yè)壓縮項目管理成本、提升項目成功率，適應(yīng)當前較為嚴峻的外部環(huán)境。
